Outil de Gestion de Projet

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La gestion de projet est un travail qui nécessite organisation, planification d'un ou plusieurs projets. Il est parfois compliqué de mener à bien un projet, car cela demande de respecter un délai et aussi un budget pour répondre aux attentes des clients.

Pour cela, afin de faciliter la gestion de projets et pour éviter de se faire envahir par les tâches, un logiciel de gestion de projet peut vous simplifier la vie.  Pour pouvoir mener à bien ses projets, les logiciels de gestion sont parfaits pour, à la fois le chef de projet et les membres de son équipe.

Un outil de gestion de projet permet de travailler sur des projets facilement et de manière collaborative entre les équipes de son entreprise. Vous saurez exactement en temps et en heure qui fait quoi, qui est en retard, quelles sont les tâches finies, les problèmes rencontrés, etc.

Cela vous permet d'avoir une vision globale sur votre projet et son avancé. Il existe ainsi pour vous aider, différents outils qui peuvent être disponibles gratuitement ou bien payants.


Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Les outils de gestion de projet sont des outils qui permettent de mieux organiser ses projets en gagnant beaucoup de temps. Grâce à une planification des tâches de manière simplifiée et détaillée, vous pouvez améliorer votre gestion de projet.

Il s'agit d'un outil qui assure la gestion de projets divers et variés.  Quel que soit son but, vous pouvez tout gérer. Il favorise la réussite de projets, et le respect des deadlines, ce qui, en gestion de projet est très important et est souvent une contrainte difficilement respectable.

Il facilite ainsi la gestion, rend plus simple son élaboration et permet d'augmenter la productivité, d'optimiser la communication entre équipier et d'améliorer la fluidité des échanges au sein d'une équipe.

Aussi, avoir un outil pour sa gestion de projet, c’est avoir une vision sur toutes les tâches à effectuer et sur les membres de votre équipe qui s'en charge.

Vous pouvez avec ce genre de logiciel de gestion de projets, planifier tout en faisant attention à respecter les deadlines et les contraintes budgétaires. Fini les projets rendus en retard. En utilisant un logiciel de gestion, vous pouvez être rassuré, car vos clients seront plus que ravis de collaborer avec vous.

De plus, ce sera même plus simple pour vous de communiquer l'avancé du projet à vos clients. Vous saurez exactement où vous en serez, ce qui bloque et ce qui est fini. Le client se sentira rassuré et vous fera confiance. Les rendus de compte seront simples et rapides à faire et tout aussi efficaces. À vous de mettre à profit votre outil, de bien le gérer, et de l'utiliser comme il se doit en choisissant les bonnes fonctionnalités correspondantes à votre projet.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion ?

Vous hésitez à franchir le cap et vous vous demandez si les outils de gestion de projet sont aussi efficaces qu'on le dit ? C'est pour cela qu'on vous détaille les différentes fonctionnalités que propose ce genre de logiciels pour assurer la mise en place d'un projet facilement.

Bien qu'ils permettent une organisation et une planification facilitée, vous allez le comprendre concrètement grâce aux fonctionnalités suivantes.

Gérer les tâches

Une des fonctionnalités importantes à relever des logiciels de gestion de projets, c'est bien le fait de gérer les tâches simplement.

Vous allez pouvoir voir les différentes taches qui sont à effectuer, donc les lister, mais aussi assigner ces dernières à vos collaborateurs.

Une des problématiques en gestion de projet, c’est souvent le fait de ne pas avoir une vision globale sur le travail de tous vos collaborateurs.

Un outil de gestion de projet répond à ce type de besoins. Vous pouvez savoir les différentes tâches qui sont à effectuer, en fonction d'une variable temps.

Pour voir cela, vous avez accès à des tableaux de bord avec une vision sur les sous tâches, des plannings, un diagramme de Gantt. Tout pour vous permettre de gérer les missions de vos équipes en toute simplicité.


Gérer les deadlines

Dans les fonctionnalités intéressantes à relever, nous avons la gestion des deadlines des tâches. Vous pouvez assimiler une tâche avec une deadline pour pouvoir voir en temps réel l'avancé de votre travail et savoir si vous êtes dans les temps pour rendre le projet à vos clients.

Vous pouvez aussi pour que cela soit plus visuel, mettre vos tâches en couleurs en fonction de l'avancé des actions. Par exemple, vous pouvez mettre des tâches en vert lorsqu'elles sont réalisées, en orange si elles sont en cours de réalisation, ou bien en rouge si vous êtes en retard sur une de vos taches.

Ainsi, ça facilite la communication entre membres des équipes. Si une personne a besoin qu'une tâche soit finie pour commencer la sienne, cela se verra dans le tableau de bord. Elle n'aura pas besoin de faire des allé-retours par courrier électronique pour demander si elle a fini son travail.

De plus, des mises à jour de l'avancée des tâches se font très rapidement. Vous n'avez qu'à cliquer sur la couleur, et cela se modifie instantanément.

La gestion des deadlines permet donc d'assurer un travail collaboratif, d'anticiper les retards pour favoriser la gestion de projet.


Partage de documents

Un inconvénient qui est souvent relevé en gestion de projet, c'est le problème de gestion des ressources.

Généralement, il est compliqué de centraliser tous les documents nécessaires pour mener à bien un projet. Avec un outil de gestion de projets vous pouvez partager les documents que vous souhaitez au sein même de cet outil. C'est une autre des fonctionnalités à relever.

Cela sera beaucoup plus facile de communiquer avec votre équipe. Ça évitera le partage de documents par email, ou par une autre plateforme. Tout est centralisé pour une meilleure gestion des ressources.

L'accès à ces ressources n'est ainsi plus une problématique.


Intégration avec des outils

Pour finir avec la dernière des fonctionnalités intéressante d'un outil de gestion de projet, c'est l'intégration avec des outils. Vous pouvez, pour un logiciel de projets, intégrer d'autres outils nécessaires au bon déroulement de votre projet. Généralement, vous pouvez intégrer Slack, Typeform ou encore un logiciel CRM et bien d'autres encore.

Plutôt utile pour gérer votre équipe et combiner tous les éléments dont vous avez besoin pour vous permettre de gagner beaucoup de temps et d'être plus opérationnel.


Comment choisir un outil de gestion de projet ?

En gestion de projet, il est important de choisir parmi les outils, un logiciel qui vous correspond. Vous en avez un grand nombre qui existent. Tout dépend de vos projets, de vos besoins, de votre budget et de la facilité à le prendre en main.

Demandez-vous tout d'abord si vous avez les moyens de vous prendre un logiciel payant, si cela est nécessaire ou si un logiciel gratuit suffit amplement. Cela dépend de manière générale de la taille de votre équipe. Plus vous avez de membres qui participent au projet, plus le prix sera élevé. De manière générale, le prix est par utilisateur.

Vous devez également choisir un outil en fonction de l'expérience utilisateur. Autrement dit, l'expérience utilisateur est le fait que votre outil soit apprécié par toute votre équipe.

Vous devez choisir parmi les logiciels de gestion, celui qui est le plus ergonomique, et le plus intuitif à utiliser et à prendre en main.


Fixer les objectifs de son projet

La première étape avant de choisir son logiciel de gestion de projet, c’est de fixer ses objectifs. Chaque projet en a au moins un et vous devez définir lesquels. En les analysants, vous pourrez plus facilement comprendre quel outil pourrait vous correspondre.

C'est une étape indispensable qui permet de se poser les bonnes questions comme : qu'est-ce qu'on attend de vous ? Quel est le budget ? Quel est le type de projet ?

De plus, une fois que vous les avez détaillés, vous pouvez ainsi renseigner toutes ces informations dans votre logiciel de gestion de projet dans les ressources.

Déterminer les fonctionnalités indispensables que doit avoir votre logiciel de gestion de projet

Pour choisir votre outil, une autre étape à prendre en compte, c'est la détermination de vos fonctionnalités.

Vous devez savoir quels sont vos besoins. Détaillez quels sont les problèmes rencontrés généralement, pour définir les points à améliorer pour savoir comment le logiciel peut vous aider.

N'hésitez pas à lister les contraintes que vous pouvez rencontrer, comme votre budget, le nombre de coéquipiers travaillant sur votre projet, etc.

Découpez votre projet en tâches et les étaler dans le temps pour voir ce dont vous avez besoin, et savoir exactement combien de temps va vous prendre telles ou telles actions.

En découpant votre projet en tâches, vous allez pouvoir déterminer et décrire toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet.


Faciliter à prendre en main l'outil de gestion de projet

Évidemment, une chose à ne pas négliger, c’est la connaissance de vos équipes sur ces outils.

Afin d'éviter de faire appels à des intervenants externes, votre logiciel doit être facile à prendre en main pour tous les membres du projet. La prise en main doit être simple, ou du moins s'adapter en fonction des compétences et des connaissances de chacun.

Gestion de projets : les outils qui existent

Il existe beaucoup de nombreux outils de gestion de projets.  Ils sont nombreux et c'est pour cela que Petit Hack a eu l'idée de tout regrouper en un seul et même endroit.

Cependant, voici les logiciels leaders du marché, les plus connus pour réaliser un planning, des tableaux de bords et bien d'autres encore.

On retrouve dans un premier temps l'outil Monday qui facilite grandement le travail de vos équipes. C'est l'un des meilleurs outils de gestion de projets.

Comme la majorité des outils, il est collaboratif, donc permet une meilleure communication entre équipes et un meilleur suivi du cycle de vie du projet.

Vous pouvez organiser vos tâches comme vous le souhaitez sous forme de tableau de bord notamment.

Le petit plus de Monday, c'est son côté visuel poussé. Ces tableaux de bords sont très colorés, ce qui permet une meilleure vision d'un utilisateur. L'outil permet une accessibilité simple, pour tous vos partenaires et une intégration de vos outils préférés.

Monday propose une version gratuite jusqu’à 2 utilisateurs. Pour les versions payantes, comptez entre 8 à 16€ par utilisateur et par mois.

Nous avons aussi Asana, un des meilleurs outils de gestion également qui permet aussi la gestion de vos tâches et de vos équipes. Il s'adapte à vos besoins.

Vous avez également un code couleur pour identifier vos tâches, vous pouvez créer des plans de projets, y ajouter des tâches dépendantes ou combinées.

Un processus d'automatisation des tâches est disponible pour éviter de perdre du temps et vous focaliser sur l'essentiel. Vous avez à votre disponibilité une intégration de divers outils.

Asana à une version 100% gratuite, ses versions payantes vont de 10,99€ à 24,99€ par utilisateur et par mois.

Ensuite, il y Trello, que vous devez déjà connaître. C'est un outil simple de gestion accessible à tous membres de votre entreprise. Ce logiciel de gestion est l'un des outils les plus connus et gratuits.

Vous avez deux versions payantes disponibles de 10$ et 17,50$ par personnes et par mois.

Vous pouvez voir vos tâches sous forme de petites cartes que vous pouvez glisser et déplacer. Cependant, comparé aux autres outils, il est assez limité.

Un dernier outil présent dans la boîte à outils de Petit Hack, c'est Click up. Si vous aviez déjà un outil de gestion et que vous souhaitiez passer à Click up, vous avez la possibilité d'importer automatiquement votre travail dans Click up.

Vous pouvez réaliser des diagrammes de Gantt, des formulaires, des bloc-notes, des tableaux de bords ou encore la mise en forme des automatisations, des rapports, etc.

Il permet aussi l'intégration de plus de 1000 outils. Néanmoins, il est un peu plus complexe à prendre en main, mais une fois l'outil apprivoisé, cela ne poserait pas de problèmes pour l'utiliser.

Click up est disponible gratuitement et propose deux versions payantes, dont une à 5$ et l'autre 9$ par personne et par mois. Il y a en plus de cela une version pour les entreprises disponible également sur les autres outils cités précédemment.

Les outils de gestion de projet collaboratif

Vous l'aurez compris, tous les outils de gestion de projets ont pour vocation de faciliter la gestion des projets et surtout de simplifier la communication de tous les membres des projets au sein d'une entreprise. En permettant une collaboration centralisée, cela permet même d'avoir un accès sur l'avancé des projets même à distance.

C'est donc un gain de temps précieux et une simplification de la compréhension des projets par chaque membre de vos équipes de projets.