La gestion de projet est un travail qui nécessite organisation, planification d'un ou plusieurs projets. Il est parfois compliqué de mener à bien un projet, car cela demande de respecter un délai et aussi un budget pour répondre aux attentes des clients.
Un chef de projet doit s'assurer de pouvoir maîtriser la gestion de projets, en travaillant de manière collaborative avec tous les membres de son équipe.
Pour éviter de vous faire envahir par les tâches, les logiciels de gestion sont parfaits pour simplifier votre vie et surtout mener à bien vos objectifs. Ils vous permettent de savoir exactement en temps et en heure qui fait quoi, qui est en retard, quelles sont les tâches finies, les problèmes rencontrés, etc.
Cela vous permet d'avoir une vision globale sur votre projet et son avancée. Il existe ainsi pour vous aider, différents outils qui peuvent être disponibles en version gratuite ou payante.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projet sont des outils qui permettent de mieux organiser ses projets en gagnant beaucoup de temps. Grâce à une planification des tâches de manière simplifiée et détaillée, vous pouvez fortement améliorer votre project management.
Il s'agit d'outils qui assurent la gestion de tâches diverses et variées, quel que soit votre but. Il favorise la réussite de projets ainsi que le respect des deadlines, ce qui, en gestion de projet est très important et est souvent une contrainte difficilement respectable.
Un logiciel de gestion facilite ainsi la gestion d'un projet, rend plus simple son élaboration et permet d'augmenter la productivité. Egalement, il permet d'optimiser la communication entre équipiers et d'améliorer la fluidité des échanges au sein d'une équipe.
Aussi, avoir un outil pour sa gestion de projet, c’est avoir une vision sur toutes les tâches à effectuer et sur les membres de votre équipe qui s'en chargent.
Vous pouvez avec ce genre de logiciel de project management, planifier tout ce que vous souhaitez, en faisant attention à respecter les deadlines et les contraintes budgétaires. Fini les projets rendus en retard. En utilisant un logiciel de gestion, vous pouvez être rassuré, car vos clients seront plus que ravis de collaborer avec vous.
De plus, ce sera même plus simple pour vous de communiquer l'avancée du projet à vos clients. Vous saurez exactement où vous en êtes, ce qui bloque et ce qui est fini. Le client se sentira rassuré et vous fera confiance. Les rendus de compte seront simples et rapides à faire et tout aussi efficaces. À vous de mettre à profit votre outil, de bien le gérer, et de l'utiliser comme il se doit en choisissant les bonnes fonctionnalités correspondantes à votre projet.
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion ?
Vous hésitez à franchir le cap et vous vous demandez si les outils de gestion de projet sont aussi efficaces qu'on le dit ? C'est pour cela qu'on vous détaille les différentes fonctionnalités que propose ce genre de logiciels pour assurer la mise en place d'un projet facilement.
Bien qu'ils permettent une organisation et une planification facilitée, vous allez le comprendre concrètement grâce aux fonctionnalités suivantes.
Gérer les tâches
Une des fonctionnalités importantes à relever des logiciels de gestion de projets, c'est bien le fait de gérer les tâches simplement.
Vous allez pouvoir voir les différentes taches qui sont à effectuer, donc les lister, mais aussi assigner ces dernières à vos collaborateurs.
Une des problématiques en gestion de projet, c’est souvent le fait de ne pas avoir une vision globale sur le travail de tous vos collaborateurs.
Un outil de gestion de projet répond à ce type de besoins. Vous pouvez savoir les différentes tâches qui sont à effectuer, en fonction d'une variable temps.
Pour voir cela, vous avez accès à des tableaux de bord avec une vision sur les sous tâches, des plannings, un diagramme de Gantt. Tout pour vous permettre de gérer les missions de vos équipes en toute simplicité.
Gérer les deadlines
Dans les fonctionnalités intéressantes à relever, nous avons la gestion des deadlines des tâches. Vous pouvez assimiler une tâche avec une deadline pour pouvoir voir en temps réel l'avancée de votre travail et savoir si vous êtes dans les temps pour rendre le projet à vos clients.
Vous pouvez aussi pour que cela soit plus visuel, mettre vos tâches en couleurs en fonction de l'avancée des actions. Par exemple, vous pouvez mettre des tâches en vert lorsqu'elles sont réalisées, en orange si elles sont en cours de réalisation, ou bien en rouge si vous êtes en retard sur une de vos taches.
Ainsi, cela facilite la communication entre les membres des équipes. Si une personne a besoin qu'une tâche soit finie pour commencer la sienne, cela se verra dans le tableau de bord. Elle n'aura pas besoin de faire des aller-retours par courrier électronique pour demander si elle a fini son travail.
De plus, des mises à jour de l'avancée des tâches se font très rapidement. Vous n'avez qu'à cliquer sur la couleur, et cela se modifie instantanément.
La gestion des deadlines permet donc d'assurer un travail collaboratif, d'anticiper les retards pour favoriser la gestion de projet.
Partage de documents
Un inconvénient qui est souvent relevé en gestion de projet, c'est le problème de gestion des ressources.
Généralement, il est compliqué de centraliser tous les documents nécessaires pour mener à bien une mission. Avec un outil de gestion de projets vous pouvez partager les documents que vous souhaitez au sein même de l'outil. C'est une autre des fonctionnalités à relever.
Cela sera beaucoup plus facile de communiquer avec votre équipe. Ça évitera le partage de documents par email, ou par une autre plateforme. Tout est centralisé pour une meilleure gestion des ressources.
L'accès à ces ressources n'est ainsi plus une problématique.
Intégration avec des outils
Pour finir avec la dernière des fonctionnalités intéressante d'un logiciel de gestion de projet, c'est l'intégration avec des outils. Vous pouvez, par exemple, intégrer d'autres outils nécessaires au bon déroulement de votre projet. Généralement, vous pouvez intégrer Slack, Typeform ou encore un logiciel CRM et bien d'autres encore.
Plutôt utile pour gérer votre équipe et combiner tous les éléments dont vous avez besoin pour vous permettre de gagner beaucoup de temps et d'être plus opérationnel.
Comment choisir un outil de gestion de projet ?
En gestion de projet, il est important de choisir parmi les outils, un logiciel qui vous correspond. Vous en avez un grand nombre qui existent. Tout dépend de vos objectifs, de vos besoins, de votre budget et de la facilité à les prendre en main.
Demandez vous tout d'abord si vous avez les moyens de vous prendre un logiciel payant, si cela est nécessaire ou si un logiciel gratuit suffit amplement. Cela dépend de manière générale de la taille de votre équipe. Plus vous avez de membres qui participent au projet, plus le prix sera élevé. De manière générale, le prix est par utilisateur.
Vous devez également choisir un outil en fonction de l'expérience utilisateur. Autrement dit, l'expérience utilisateur est le fait que votre outil soit apprécié par toute votre équipe.
Vous devez choisir parmi les logiciels de gestion de projet, celui qui est le plus ergonomique, et le plus intuitif à utiliser et à prendre en main.
Fixer les objectifs de son projet
La première étape avant de choisir son logiciel de gestion de projet, c’est de fixer ses objectifs. Chaque projet en a au moins un et vous devez définir lesquels. En les analysant, vous pourrez plus facilement comprendre quel outil pourrait vous correspondre.
C'est une étape indispensable qui permet de se poser les bonnes questions comme : qu'est-ce qu'on attend de vous ? Quel est le budget ? Quel est le type de projet ?
De plus, une fois que vous les avez détaillés, vous pouvez ainsi renseigner toutes ces informations dans votre logiciel de gestion de projet dans les ressources.
Déterminer les fonctionnalités indispensables que doit avoir votre logiciel de gestion de projet
Pour choisir votre outil, une autre étape à prendre en compte, est la détermination de vos fonctionnalités.
Vous devez savoir quels sont vos besoins. Détaillez quels sont les problèmes rencontrés généralement, pour définir les points à améliorer pour savoir comment le logiciel peut vous aider.
N'hésitez pas à lister les contraintes que vous pouvez rencontrer, comme votre budget, le nombre de coéquipiers travaillant sur votre projet, etc.
Découpez votre projet en tâches et étalez les dans le temps pour voir ce dont vous avez besoin, et savoir exactement combien de temps va vous prendre telles ou telles actions.
En découpant votre projet en tâches, vous allez pouvoir déterminer et décrire toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet.
Faciliter la prise en main de l'outil de gestion de projet
Évidemment, une chose à ne pas négliger, c’est la connaissance de vos équipes sur ces outils.
Afin d'éviter de faire appels à des intervenants externes, votre logiciel doit être adapté aux compétences et connaissances de tous les membres du projet. La prise en main doit être simple ou du moins facile à maîtriser après un temps de formation.
Les meilleurs outils de gestion de projet, sont ceux qui conviennent à toute l'équipe.
Gestion de projets : les meilleurs outils
Il existe de nombreux logiciels de gestion de projets et c'est pour cela que Petit Hack a eu l'idée de tout regrouper en un seul et même endroit.
Cependant, voici les meilleurs outils du marché : les plus connus pour réaliser un planning, des tableaux de bords et bien d'autres encore.
Monday
On retrouve dans un premier temps l'outil Monday, qui facilite grandement le travail de vos équipes. C'est l'un des meilleurs logiciels de gestion de projets.
Comme la majorité des outils, il est collaboratif, donc permet une meilleure communication entre équipes et un meilleur suivi du cycle de vie du projet.
Vous pouvez organiser vos tâches comme vous le souhaitez sous forme de tableau de bord notamment.
Le petit plus de Monday, c'est son côté visuel poussé. Ces tableaux de bords sont très colorés, ce qui permet une meilleure vision d'un utilisateur. L'outil permet une accessibilité simple, pour tous vos partenaires et une intégration de vos outils préférés.
Monday propose une version gratuite jusqu’à 2 utilisateurs. Pour les versions payantes, comptez entre 8 à 16€ par utilisateur et par mois.
Asana
Nous avons aussi Asana, un des meilleurs outils de gestion. Cet outil open source s'adapte à vos besoins et vous permet d'assurer la gestion de projets, le suivi de vos tâches et de vos équipes.
Vous pouvez facilement définir un code couleur pour identifier vos tâches, créer des plans de projets, y ajouter des tâches dépendantes ou combinées.
Un processus d'automatisation des tâches est disponible pour éviter de perdre du temps et vous focaliser sur l'essentiel. Vous avez à votre disponibilité une intégration de divers outils.
Les versions payantes vont de 10,99€ à 24,99€ par utilisateur et par mois. Asana possède également une version gratuite.
Trello
Ensuite, il y a Trello, que vous devez déjà connaître. C'est un outil simple de gestion de projets, accessible à tous membres de votre entreprise. Ce logiciel de gestion est l'un des outils les plus connus et gratuits.
Vous pouvez visualiser vos tâches sous forme de tableaux, avec des petites cartes que vous pouvez glisser et déplacer. Cependant, comparé aux autres outils, il est assez limité.
Il existe une version gratuite limitée. Vous avez aussi deux versions payantes disponibles de 10$ et 17,50$ par personnes et par mois.
Click up
Un dernier outil présent dans la boîte à outils de Petit Hack, c'est Click up. Si vous aviez déjà un outil de gestion et que vous souhaitiez passer à Click up, vous avez la possibilité d'importer automatiquement votre travail dans Click up.
Vous pouvez réaliser des diagrammes de Gantt, des formulaires, des bloc-notes, des tableaux de bords ou encore la mise en forme des automatisations, des rapports, etc.
Il permet aussi l'intégration de plus de 1000 outils. Néanmoins, il est un peu plus complexe à prendre en main, mais une fois l'outil apprivoisé, cela ne pose pas de problèmes pour l'utiliser.
Click up est disponible gratuitement et propose deux versions payantes, dont une à 5$ et l'autre 9$ par personne et par mois. Il y a en plus de cela une version pour les entreprises disponible également sur les autres outils cités précédemment.
Les outils de gestion de projet collaboratif
Vous l'aurez compris, tous les outils de gestion de projets ont pour vocation de faciliter la gestion des projets et surtout de simplifier la communication entre tous les membres d'une entreprise. Ils permettent une collaboration centralisée et une vision précise sur l'avancée des projets par toutes les parties prenantes, même à distance.
C'est donc un gain de temps précieux et une simplification de la compréhension des projets par tous les collaborateurs.
