On l'apprendra à personne, quand on parle de time blocking ou de gestion du temps en agence, on a souvent des surprises. Entre l'impression de flicage (interne) ou l'impression de manquer de transparence, personne (à part les fondateurs), ça fait rarement l'unanimité.
Chez Petit Hack, nous avons cherché le moyen idéal pour maximiser notre productivité et améliorer l'expérience de nos clients, et le time blocking s'est avéré être cette solution. Avant de vous parler de ce qu'on a mis en place, on va faire un rapide tour de ce qu'est le timeblocking et de comment on se l'est approprié pour améliorer notre fonctionnement.
TLDR; vous pouvez télécharger notre template notion et tuto de mise en place ici
Les Bénéfices du Time Blocking:
Transparence Client:
Design, développement, Nocode, on sait que les clients ont souvent tendance à sous-évaluer la charge de travail. Lorsque l'on fonctionne avec une méthode de reporting, le client peut être surpris (on vous voit les agences tradi qui tape toujours le haut de l'enveloppe). En utilisant le TimeBlocking, on a commencé à voir la différence avec nos clients. Leur expliquer davantage ce qu'il reste à faire plutôt que ce qui a été fait (puisque prévu précedemment). On peut davantage se concentrer sur les soucis de parcours.
Of course, ça demande une planification minutieuse de chaque partie des projets, et c'est un apprentissage constant - mais l'objectif est de toujours être en mesure de fournir à nos clients des mises à jour précises sur le temps passé et l'avancement du projet. Cette transparence renforce la confiance et facilite une collaboration saine entre nous et eux.
Visibilité sur l'Interdépendance des Tâches:
On veut le designer sur la recette du site intégré ? Des besoins sur une itération sur une webapp ? Cette approche nous permet de mieux voir venir ce qui arrive en visualisant davantage les connexions. Petit Hack s'est ouvert au branding et Webdesign ses derniers mois - on ne règle plus aussi facilement "nos petit décalage" pour rester à la hauteur de nos engagements clients.
Une meilleure collaboration et Cohésion d'Équipe:
Bien que l'approche ai l'air très individuelle, cette nouvelle méthodo nous permet :
De mieux comprendre ce que font les personnes avec qui l'ont travail.
On a la possibilité d'afficher les calendrier des personnes de l'équipe.
D'être un petit peu plus respectueux du temps de chacun
Même si on aime tous la spontanéité, le "on s'appelle dans 5 minutes ?" peut rapidement devenir problématique a mesure que l'équipe grandit.
D'être plus "apaisés"
J'avoue ici, je parle pour moi. Mais quel kiff de finir sa journée en ayant coché toutes ses cases !
Choisir l'outil l'outil parfait
Au départ, on ne parlait même pas de time blkocking. comme tout le monde, on cherchait un outil qui nous permettrait de calculer nos marges, d'envoyer des rapports aux clients, de comprendre où vont nos dépenses - avec un peu de recul, je comprends qu'on a pris le truc à l'envers.
Et même avec un besoin plus standard... La recherche de l'outil idéal n'a pas été une mince affaire. Report à la main dans Notion, Gryzzly, Timely, ... on les a tous fait ! (j'ai même acheté ce petit losange qu'il fallait tourner pour changer de client...)
bref, voici les Problèmes de tous ses outils pour moi :
- Coût: Les licences valent une bombe et les features sont rapidement bridées, pas ouf pour une petite entreprise.
- Philosophie d'Entreprise: La transparence et la confiance sont au cœur de notre modèle. Le but n'était jamais de surveiller notre équipe, surtout dans un environnement de travail à distance.
- Acceptation par l'équipe: trouver l'outil qui sera utilisé par celui qui rale à la moindre notification automatique (Stéphane, on te voit) et les autres.Les membres de l'équipe ont chacun leurs préférences et il faut que ce soit 100% accepté pour que ça marche.
Face à ces obstacles, nous avons décidé de prendre l'initiative. Au lieu de nous adapter à un outil existant, pourquoi ne pas créer le nôtre, taillé sur mesure pour nos besoins ?
Comment on a intégrer le Time Blocking chez Petit Hack ?
Bon, ça ne s'est pas fait en une fois, mais dès qu'on a commencé à évoquer le sujet, on s'est vite rendu compte qu'on préférait tous "organiser" ses tâches en amont plutot que de les "reporter".
Les cordonniers pas si mal chaussés:
Quand on est dans le Nocode, on oublie parfois les outils les plus simples.
Chaque vendredi matin, c'est un moment de clôture et de préparation. Une fois la semaine écoulée cloturée (Notion cleané + récap de semaine partagé), nous nous tournons vers la suivante. Et la pierre angulaire de cette tâche ? Google Calendar. Mais voici le twist : ce n'est pas l'outil lui-même qui nous a branché, mais sa polyvalence !
- Universel et Adaptable: L'avantage de Google Calendar est sa flexibilité. Que vous soyez fan de Cron, Amie ou même de l'Agenda Apple, Google Calendar s'adapte. Cette polyvalence est essentielle pour une équipe aussi diverse que la nôtre.
- Intégration No-Code: La vraie magie réside dans notre capacité à intégrer l'outil avec l'écosystème no-code. Plutôt que d'obliger notre équipe à jongler entre plusieurs plateformes, nous avons mis en place une automatisation qui fusionne les données du calendrier directement dans Notion.
Zoom sur le flow
Je vous passe les étapes de réflexion, on a rapidement mis en place le système entre Google Calendar, Make et Notion.
- Google Agenda pour sa flexibilité,
- Make pour récupérer les données d'évènements,
- Et Notion pour récupérer ça et traiter la donnée.
Au départ c'était très simple (liste de tâche assignée à des clients), et puis on a commencé à voir qu'on pourrait aller plus loin (on a un peu piqué l'idée aux outils de tracking ouais, ouais)
Objectif créer un dashboard pour suivre nos budgets clients directement dans Notion (on allait pas faire de copier coller hein).
Une fois les bases crées, on a pu mettre en place un dashboard suffisamment simple pour qu'un admin retrouve toutes les infos dont il a besoin.
Les fonctionnalités disponibles:
- Vue sur la consommation du budget client.
- Attribution d'un taux horaire aux employés / freelances
- Calcul du coup réel vs. montant facturé
- Gestion de la marge (généralisé)
Contrainte de l'outil aujourd'hui
- Nécessite de créer un calendrier et une automatisation par membre (pour permettre à chacun d'avoir une vue claire)
- utilisation d'une nomenclature pour les évènements/taches - [nom du client] - nom de la tâche
- Fonctionnalité sur le calcul de la rentabilité par personne en cours de création.
On est hyper chauds pour récolter vos feedbacks. On vous a préparé un clonable Notion + Un tuto Tango.